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[management] : Petit manuel de management à l’usage des confinés du COVID – 19

Les managers de proximité vont devoir s’adapter à un mode qui n’est pas naturel…

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Il y a encore quelques jours, télé travailler était une démarche préparée et anticipée.

Le collaborateur choisit de se mettre en télétravail. Il est souvent seul à la maison, son conjoint est en entreprise et les enfants à l’école ou gardés. Il se crée un environnement de travail dédié à la maison (bureau, casque, pièce dédiée…). Les règles de fonctionnement qui s’appliquent sont « classiques », bordées par un cadre, un avenant au contrat et un mode d’organisation précis (en accord avec le manager). La plupart du temps ce n’est que pour quelques jours par semaine.

Aujourd’hui les règles sont différentes, le confinement impose le télétravail.

Il n’a pas été choisi ni par le manager ni par le collaborateur.

Les collaborateurs ne sont pas tous égaux. Contrairement à l’entreprise où ils bénéficient du même environnement, ils sont équipés des mêmes outils, des mêmes ordinateurs, téléphones, fauteuils de bureau. Ils se partagent la même salle de pause, la même machine à café, le même restaurant, les mêmes m².

Aujourd’hui les collaborateurs doivent aménager, dans leur espace personnel, un espace professionnel.

Avec pour certains, les enfants à la maison et/ou le conjoint (parfois en télétravail également). En guise de bureau : la table de salle à manger ou de cuisine. Les plus chanceux peuvent faire une pause dans leur jardin et pour les autres la cuisine. Certains sont équipés de la fibre, les autres favorisent le son à l’image lors des Visio.

Et pour couronner le tout, certains doivent s’occuper des enfants, donner les cours, préparer à manger, aller faire les courses à 9h45 sinon c’est le rush…et pour d’autre le télétravail a coupé toutes relations sociales professionnelles et sont seuls face à leur écran.

Professionnellement ils doivent s’adapter à un nouveau mode de travail avec de nouveaux outils, de nouveaux modes de communication… de nouveaux rituels qui sont parfois perçus comme du pistage et de la surveillance, car cela n’est pas habituel.

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Peut-il faire comme avant ? Les objectifs peuvent-ils être les mêmes ? Aujourd’hui tout le monde est dans l’énergie de l’urgence… mais que va-t-il se passer dans la durée ?

Nous n’avons pas de recette magique à cette situation inédite. Or, déjà des pistes d’action émergent pour vous accompagner et vous préserver dans ce nouveau challenge :

1 – Adopter le changement

Le travail à distance et l’ensemble des changements qu’il implique dans la relation managériale nécessitent un accompagnement des équipes. Le plus simple est de discuter avec elles de vos besoins afin de trouver un fonctionnement ajusté qui ne soit pas perçu comme du « flicage ».

2 – Mettre en place des rituels, deux bénéfices :

  • Pour les collaborateurs, l’entreprise a un rôle social. Il y croise des collègues, tisse des liens d’amitié, tout simplement y vie. Ces rituels permettent donc, pendant ce confinement, de garder ce lien avec les collègues et avec la vie de l’entreprise.
  • Pour le manager, il s’agit de reproduire la poignée de main du matin qui permet de ressentir l’état de forme de chacun.

Ce rituel peut prendre la forme d’un point rapide en Visio et en équipe. L’objectif est de :

  • Prendre des nouvelles de chacun
  • Faire un point rapide sur la journée précédente (résultat, prod,)
  • Être à l’écoute des difficultés rencontrées/tensions : la situation est inédite je suis à votre écoute, avez-vous des difficultés ?
  • Partager sur les expériences de chacun
  • Savoir sur qui vous pouvez compter aujourd’hui.

3 – Favoriser les points individuels

en fonction des personnes…comme un point machine à café. L’objectif est de :

  • Comprendre leur contexte, environnement. (Maison, appart, enfant pas enfant, etc.) pour s’y adapter et moduler les objectifs en fonction.
  • Questionner régulièrement sur ses besoins de communication, de liens… qui évolueront inévitablement dans le temps.
  • Révisez votre posture avec chacun d’entre eux.
  • Partager les tensions et les difficultés rencontrées.

4 – Définir les règles de fonctionnement

au regard des besoins de vos collaborateurs, et des vôtres. Par exemple, identifier le meilleur horaire pour le rituel d’équipe. Votre heure n’est pas forcément la meilleure pour l’équipe !

5 – Donner un rôle à chaque canal de communication

et un temps pour chacun. Exemple, la Visio pour les rituels équipe et pour le rendez-vous individuel, le mail pour ce qui n’est pas urgent, le téléphone pour les demandes ponctuelles, etc.

6 – Adapter le niveau d’exigence

au regard du contexte des collaborateurs en se rappelant qu’il n’a pas choisi cette situation ? Le confinement va durer et l’organisation se stabiliser. Les collaborateurs savent être reconnaissants d’un manager qui est à l’écoute, attentif et compréhensif.

N’oubliez pas … même à distance la reconnaissance est un acte managérial essentiel pour préserver l’engagement de chacun.

Et rappelez-vous que… la bienveillance commence par soi-même !

La pandémie est une tuile… et peut être une opportunité de se rapprocher de vos équipes, de renforcer le lien avec vos collaborateurs et d’instaurer une confiance qui perdurera après ce contexte historique.

Prenez soin de vous !

L’équipe Sens Collectif.

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